初めての二次会幹事必見!やることのご紹介♪

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初めて二次会の幹事を任されたとき、何をすればいいのか、どこから手をつけていいのか分からず、不安に感じる方もいると思います。

せっかくの二次会ですから、新郎新婦の良い思い出になるようみんなでお祝いしたいものですよね!

そこで今回、初めての二次会でも失敗しない、幹事のやることをご紹介いたします♪ぜひぜひ参考にしてくださいね!

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初めての二次会幹事!やることはこちら♪


1.新郎新婦との打ち合わせ

2.予算を決める

3.会場を決める

4.二次会の内容を決める

5.招待状作成、出欠の確認をする

6.最終確認

新郎新婦の希望や二次会のスタイルなどで、多少異なる部分もありますが、大まかな段取りはこのようになっています。

意外と多く、大変そうだと思われたかもしれませんが、大丈夫です!では、注意点などを含めてひとつずつご紹介していきますね♪

新郎新婦との打ち合わせ♪

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他の幹事と一緒に、まず新郎新婦との打ち合わせをします。二次会のイメージや、新郎新婦がやりたい演出などを伺うことが一番最初です!

二次会の打ち合わせをする頃には、招待ゲストのリストもできているはずです。そちらはできればコピーを夫婦から預かっておくこをとおススメします!ぎりぎりまで参加する人数は変わることがありますが、事前にイメージがつかめますよね♪

また幹事同士は役割分担を決めておくと、今後の計画がスムーズになりますよ♪

予算を決めよう!

お金
最近は、新郎新婦が全額負担することはあまりみられず、会費で賄うことが多いです。まずは大まかな予算を決め、一人頭の会費を算出しましょう。

あまりに高額すぎると、ゲストの期待値が高くなったり、参加自体をためらわれたりするため注意が必要です。ちなみに、筆者の経験では地域によって会費の相場に差があるように感じます。

九州:2500円~4000円(普段の飲み会と同じイメージ)

関西:5000円~8000円(普段の飲み会よりは少し高いイメージ)

東京:7000円~9000円(普段の飲み会より高いイメージ)

ゲストの急な欠席や、予定外の出費は必ずあるものです。ぴったりの金額ではなく、少し多めに見ておくことがオススメです♪

会場を決めよう!

○会場の候補を挙げる

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こちらも新郎新婦と相談しながら、候補のお店を多めにリストアップしていきましょう!人気のお店は予約が埋まりやすく、更に披露宴と同じ日に行う場合、日取りの良さも条件に入ります。

3か月~2か月前には予約したいですね。早めの対応が必須です!

インターネットや雑誌の写真だけでは雰囲気を掴みにくいため、実際に足を運びましょう。交通の便や、駐車場が使いやすいかなど、自分自身でイメージしやすいと思います。

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○下見をする際のポイント

メモ
会場で確認するべき事柄や質問など、必ず事前にリストアップしておきましょう。

昼と夜で雰囲気やメニューが変わるお店もあるため、実際の時間帯に合わせて訪問するのがオススメです♪会場のご迷惑にならないよう、手早く済ませるなどの配慮も大切です。

では、チェックしておきたい項目を以下にご紹介します。

・飲食について

意外と料金がかさむ項目です。メニューや品数、フリードリンクの扱いはあるかなど、確認しておきましょう。また、フリードリンクの場合、時間も確認しておくことをお勧めします♪

・スペースについて

「出し物の時は」「立食の時は」など、実際の場面をイメージしながら確認しましょう!以下の項目は必ず確認しておきましょう!!

✅ 受付のスペース

✅(余興のための)着替えのスペース

✅ ゲストの荷物を預かれるか?(なければ、コートかけは借りられるのか?)

✅(新郎新婦が後で入場するとしたら)どこから入場したらいいのか?

・設備について

やりたい演出が決まっている場合は、機材の有無を確認しましょう!持ち込みが可能な場合は、料金も必ずチェックしておきます。会場によっては持ち込み料がかかるところがあったり、無料で貸し出してくれるところがあったりと異なりますので要チェックです!

また「NG項目」が設けられているところもあります。こちらも前もって聞いておかないと、当日ご迷惑をかけることになってしまいます。特に、最近はお祝い映像を流すことが多いので、以下の項目は確認しておくことをおススメします!

✅「映像は放映することができるのか?」

✅「DVDで放映するのか?パソコンから放映するのか?」

✅「放映する操作は、お店でしてくれるのか?主催者でするのか?」

二次会の内容を決めよう!

ビンゴ
形式によって内容は様々です。定番のビンゴゲームやクイズ、ビデオ上映などは取り入れやすいです。

以下のようにプロを呼んで盛り上げてもらうイベント形式もあります。



とっても盛り上がっていますよね!!*もちろん予算には注意してくださいね!!

以下のようなサイトから相談することもできます♪



内容が決まれば、準備しなければならないものも見えてきますよね。予算の微調整などもこの段階で行えば安心です♪

企画がまとまったら、イメージと合っているか、新郎新婦にチェックしてもらうとイメージのズレを防げます。

招待状を出そう!

○出すタイミング

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案内は早すぎても遅すぎても都合が悪いなんです。2か月前くらいに出し、返信の締め切りまで2週間程度をみておくといいでしょう!

その際、念のために新郎新婦に結婚式の招待状をいつ送るか、確認しておくことをお勧めします!必ず結婚式の招待状の後に届くように配慮しましょう!

○案内の方法

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案内の方法は様々です。封書やはがきの場合は丁寧ですし、地図なども同封できて便利ですが、少しコストがかかるのが難点です。

メールやSNSなどで連絡する場合は、コストもかからず手軽ですが、確実に全員に行き届いたか分からないリスクもあります。電話連絡などと併用しフォローするのがオススメです♪

また、最近は無料で使える二次会幹事用のサイトがあるんです!!これらのサイトを使うと案内状の送信、出欠確認まで一元管理できとても便利なのでこちらもおススメです♪

最終確認

チェック
当日の思わぬハプニングを防ぐためにも、油断せずしっかりと最終確認をしておきましょう。まだ出欠の返事が来ていないゲストはいませんか?必要な物品は準備できていますか?

ゲストの人数が変わっている場合、早めに会場に連絡を入れましょう!ただ、筆者の経験上ですが、二次会は必ず当日ドタキャンが発生します。

なので、ある程度(筆者の経験では1割)ドタキャンが出ると思っていたら、当日焦らなくてすみますよ♪

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まとめ

いかがでしたでしょうか。

幹事は仕事も多く大変ですが、新郎新婦や幹事同士で協力すれば、二次会もきっと良いものになります。

新郎新婦は、幹事の方にも楽しんでほしいと考えておられるでしょう。幹事だからと緊張しすぎず、当日は心おきなく二次会を楽しんで下さいね!

大切な新郎新婦と楽しい思い出を一緒に作れるように応援しています♪

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